Rozmowa się kończy — i co dalej? Ktoś musi zauważyć, że klient był zły z powodu podwójnego obciążenia karty. Ktoś musi zauważyć, że tamten drugi pytał o ceny tak, jakby był gotowy kupić. Przez większość czasu nikt tego nie robi, dopóki klient nie zadzwoni ponownie, jeszcze bardziej wściekły, albo dopóki transakcja nie ucichnie i nie ostygnie. Praca nie polegała na samej rozmowie — polegała na wszystkim, co miało wydarzyć się po niej, a zwykle się nie wydarzało.
Właśnie po to są Zgłoszenia. W chwili zakończenia połączenia, czatu lub wątku wiadomości dedykowany agent Observer analizuje to, co faktycznie się wydarzyło, i decyduje, czy sprawa wymaga dalszego działania — porównując ją z tym, co powiedziałeś mu, zwykłym językiem w Ustawieniach, traktować jako reklamację lub szansę sprzedażową dla Twojej firmy. Jeśli tak, tworzy zgłoszenie do obsługi przez Twój zespół lub Twoją kolejkę — otagowane, z priorytetem i od razu we właściwych rękach, zanim ktokolwiek zdąży zapytać, kto się tym zajmuje.
Co dzieje się w chwili zakończenia rozmowy
Nie każda rozmowa wymaga zgłoszenia. Pytanie, na które udzielono odpowiedzi i które zostało zamknięte, nie potrzebuje żadnego. Ale reklamacja, szansa sprzedażowa czy prośba pozostawiona w połowie — już tak, a to, co się do czego zalicza, nie jest czymś, co Twój agent Observer po prostu zakłada. W Ustawieniach mówisz mu zwykłym językiem, co chcesz traktować jako reklamację lub szansę sprzedażową, a on analizuje pod tym kątem każdą rozmowę, decydując:
- Czy w ogóle potrzebne jest zgłoszenie, czy sprawa została już rozwiązana
- Jakiego jest rodzaju — reklamacja, szansa sprzedażowa, brakujące informacje czy coś innego
- Jak pilna jest sprawa — priorytet Normalny czy Wysoki
- Jak bardzo agent jest pewny swojej oceny, pokazywane wprost na karcie jako ocena pewności AI
Zgłoszenie otwarte w ten sposób ma własny tytuł podsumowujący, co się wydarzyło, więc nikomu nie trzeba otwierać transkrypcji tylko po to, by wiedzieć, na co patrzy.
Tworzone dla Twojego zespołu lub Twojej kolejki, zanim ktokolwiek zapyta
Zgłoszenie nie trafia na stertę, żeby ktoś je później posegregował. Dla każdego rodzaju zgłoszenia decydujesz, kto się nim zajmuje: konkretny członek zespołu albo kolejka, na przykład Rozliczenia lub Sprzedaż. Zgłoszenie trafia tam od razu w chwili utworzenia, a ten członek zespołu lub wszyscy w kolejce dostają powiadomienie. Jeśli dla danego rodzaju zgłoszenia nikogo nie wybrałeś, trafia ono do domyślnej kolejki ustawionej w Ustawieniach.
Zgłoszenie już wie, gdzie jego miejsce. Nikt nie musi go najpierw segregować.
Przykład użycia. Klient dzwoni wściekły z powodu podwójnego obciążenia karty. Agent AI obsługuje to, co potrafi, a resztę przekazuje pracownikowi na linii. Połączenie się kończy, a zgłoszenie o priorytecie Wysokim, oznaczone jako Reklamacja, jest już w kolejce Rozliczenia — transkrypcja o jedno kliknięcie dalej, nic do ponownego tłumaczenia.
Przykład użycia. Potencjalny klient pyta o ceny na WhatsApp, a potem milknie. Rozmowa się kończy, a zgłoszenie oznaczone jako Szansa pojawia się w kolejce Sprzedaż — nieprzypisane, czekające na kogoś wolnego, kto się nim zajmie, zamiast po cichu ostygnąć w czyjejś skrzynce odbiorczej.
Jedna tablica, od otwarcia po zamknięcie
Każde zgłoszenie przechodzi przez te same pięć etapów, niezależnie od tego, czy otworzyło się samo, czy ktoś otworzył je ręcznie:
- Otwarte — dopiero co utworzone, czeka na podjęcie
- W toku — ktoś się tym zajmuje
- Oczekuje na klienta — piłeczka jest po stronie klienta
- Rozwiązane — zakończone, zachowane w archiwum
- Zamknięte — dokończone i zarchiwizowane
Przeciągnij kartę między kolumnami w widoku Kanban albo pracuj wprost na Liście — Zgłoszenia to te same dane w obu przypadkach, a przełączanie między nimi nie usuwa Twoich filtrów.
🎯 Automatyczna klasyfikacja
Reklamacja czy szansa sprzedażowa — decyduje o tym Twój agent Observer na podstawie tego, co faktycznie zostało powiedziane, porównanego z tym, co kazałeś mu obserwować w Ustawieniach — a nie zgadywanie na podstawie słowa kluczowego.
🧭 Przekazane Twojemu zespołowi
Każdy rodzaj zgłoszenia trafia do członka zespołu lub kolejki, które dla niego wybrałeś, a oni dostają powiadomienie w chwili jego otwarcia.
🧵 Powiązane z rozmową
Każde zgłoszenie prowadzi wprost z powrotem do oryginalnego połączenia lub wątku — pełny kontekst jest o jedno kliknięcie dalej, a nie do wyszukania.
🗂️ W pełni zintegrowane z LOOP
Zgłoszenia, rozmowy i karta klienta żyją na tym samym biurku — nie ma nic do uzgadniania między osobnymi narzędziami.
Znajdowanie potrzebnego zgłoszenia
Filtruj według priorytetu, osoby przypisanej, tagu lub źródła, sortuj według tego, co ostatnio się zmieniło, albo po prostu szukaj po słowie kluczowym — ta sama tablica działa, niezależnie od tego, czy segregujesz pięć zgłoszeń, czy pięćset.
Najczęściej zadawane pytania
Czy każda rozmowa otwiera zgłoszenie?
Nie. Zgłoszenie otwiera się tylko wtedy, gdy rozmowa kończy się czymś, co wymaga dalszego działania. W Ustawieniach mówisz swojemu agentowi Observer zwykłym językiem, co powinno liczyć się jako reklamacja lub szansa sprzedażowa dla Twojej firmy, a on stosuje to do każdej rozmowy. Pytanie, na które udzielono odpowiedzi i które zostało zamknięte, nie potrzebuje żadnego.
Czy mogę sam otworzyć zgłoszenie?
Tak. Automatyczne zgłoszenia znajdują się na tej samej tablicy co utworzone ręcznie, a zgłoszenie otwarte ręcznie jest po prostu oznaczone jako Ręczne zamiast nosić ocenę pewności AI.
Jak przypisywane jest zgłoszenie?
Ty decydujesz. W Ustawieniach każdy rodzaj zgłoszenia może trafiać do konkretnego członka zespołu lub do kolejki. Ta osoba albo wszyscy w kolejce dostają powiadomienie, gdy tylko zgłoszenie zostanie utworzone. Jeśli nikogo nie wybrano, trafia do Twojej domyślnej kolejki.
Czy mogę zobaczyć wszystkie zgłoszenia w formie listy zamiast tablicy?
Tak. Zgłoszenia mają widok Listy i widok Kanban tych samych danych, a Ty możesz przełączać się między nimi w dowolnym momencie.
Czy mogę filtrować lub wyszukiwać zgłoszenia?
Tak. Zgłoszenia można filtrować według priorytetu, osoby przypisanej, tagu i źródła, sortować według tego, kiedy ostatnio się zmieniły, oraz wyszukiwać po słowie kluczowym.
Zobacz każdą sprawę do domknięcia w jednym miejscu
Koniec z rozmowami, które kończą się i po cichu znikają. Każda reklamacja i każda szansa sprzedażowa staje się zgłoszeniem do obsługi przez Twój zespół lub Twoją kolejkę w chwili zakończenia rozmowy.
Wypróbuj Zgłoszenia w LOOP →